Podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) jest najpopularniejszym sposobem prowadzenia ewidencji i rozliczania się z podatku dochodowego przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej. Jest narzędziem, które umożliwia ustalenie prawidłowej wysokości osiąganych przychodów, wydatkowanych kosztów związanych z prowadzoną działalnością i osiągniętego w związku z tym dochodu do opodatkowania, a co za tym idzie, ustalenia właściwej wysokości należnego podatku dochodowego.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które określa szczegółowe warunki jej prowadzenia, do prowadzenia księgi zobowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Również rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne, z pewnymi wyjątkami, zobowiązani są do prowadzenia takiej księgi, chociaż w uproszczonej formie. Pamiętać trzeba o kwocie przychodu z działalności gospodarczej, której przekroczenie w roku nie pozwala na dalsze prowadzenie KPiR w roku następnym i powoduje konieczność przejścia na najbardziej rozbudowane narzędzie czyli księgi rachunkowe. Obecnie limit ten na rok 2023, wynosi 9 654 400 zł, co jest kwotą dosyć dużą, pozwalającą bezpiecznie prowadzić działalność rozliczając się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów.
W przeciwieństwie do ewidencji uproszczonych, prowadzenie księgi podatkowej wymaga zdecydowanie większej wiedzy i znajomości przepisów. Ewidencja poszczególnych zdarzeń gospodarczych może sprawiać problemy, szczególnie podmiotom dopiero rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej. Zobowiązani więc będą Państwo do prowadzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych prawnych, czyli np. maszyn, urządzeń i środków transportu, wykorzystywanych w działalności przez okres dłuższy niż rok oraz ewidencji wyposażenia, obejmującej pozostałe składniki wyposażenia o niskiej wartości. Niekiedy niezbędne będzie prowadzenie ewidencji sprzedaży a przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jak i rolników ryczałtowych, konieczne będzie prowadzenie ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Jeżeli będą Państwo chcieli wykorzystywać swój prywatnych samochód do celów prowadzonej działalności, konieczne będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu aby przynajmniej cześć wydatków z tym związanych zaliczyć do kosztów działalności w Waszej firmie.
W przypadku księgi podatkowej możecie Państwo wybrać opodatkowanie dochodów jedną stawką podatkową czyli tzw. podatkiem liniowym 19%, niezależnie od wysokości dochodu lub płacić podatek według skali podatkowej czyli 12% lub 32% w zależności od poziomu dochodu. Wybór formy opodatkowania powinien być podjęty uwzględniając kilka czynników, m.in. przewidywanego poziomu dochodów, możliwość skorzystanie z ulg podatkowych czy chęci wspólnego rozliczania się z małżonkiem. Co ważne, wybranej formy opodatkowania nie można zmienić w ciągu roku podatkowego a jedynie począwszy od nowego roku kalendarzowego. W ciągu roku płacą Państwo zaliczki na podatek dochodowy, zależnie od wyboru, miesięcznie lub kwartalnie. Rocznego rozliczenia należy dokonać poprzez złożenie odpowiedniej deklaracji podatkowej do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym.